Tämä on henkilötietolain (523/1999) 10 §:n ja 24 §:n sekä EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (679/2016) 12 ja 13 artiklan mukainen yhdistetty rekisteriseloste ja informointiasiakirja Hippolis – Hevosalan osaamiskeskus ry:n asiakkaille sekä verkkosivuston käyttäjille.

1. Rekisterinpitäjä

Hippolis – Hevosalan osaamiskeskus ry, Opistontie 10, 32100 Ypäjä.
info@hippolis.fi

2. Yhteyshenkilöt rekisteriä koskevissa asioissa

Erja Mattila (erja.mattila@hippolis.fi) & Sanna Mäki-Tuuri (sanna.maki-tuuri@hippolis.fi)

3. Rekisterin nimi

Hippoliksen asiakasrekisteri

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Henkilötietoja käytetään yhdistyksen viestintään, laskutukseen sekä muuhun yhdistyksen toiminnan kannalta välttämättömään yhteydenpitoon. Seminaarin osallistujien henkilötietoja ei käytetä suoramarkkinointiin.

5. Rekisterin tietosisältö

Rekisterissä käsitellään rekisterin käyttötarkoituksen kannalta tarpeellisia tietoja:

• Perustiedot; nimi ja yhteystiedot (osoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero)

Rekisteri ei sisällä arkaluonteisena pidettävää tietoa.

6. Säännönmukaiset tietolähteet

Henkilötiedot kerätään osallistujilta itseltään.

7. Tietojen siirto ja luovutus

Emme luovuta tietoja muille emmekä siirrä tietoja EU tai ETA alueen ulkopuolelle.

8. Rekisterin suojauksen periaatteet

Tapahtumissa ja tilaisuuksissa osanottajilta kerätään manuaalisesti yhteystiedot raportointia varten. Lisäksi tietoja kerätään pääosin Webropol -lomakkeilla, jonne on pääsy ainoastaan edellä mainituilla rekisterin yhteyshenkilöillä. Lisäksi henkilötietoja säilytetään Excel-tiedostoissa, joita säilytetään suojatussa One Drive-palvelussa, jonne pääsy on ainoastaan yhteyshenkilöillä.

9. Tarkastusoikeus

Rekisteröity voi tarkistaa tallentamamme henkilötiedot.

10. Oikeus tietojen oikaisemiseen, vastustamiseen ja poistoon

Rekisteröity voi pyytää oikaisemaan häntä koskevat virheelliset tai puutteelliset tiedot. Rekisteröity voi vastustaa henkilötietojen käsittelyä, mikäli kokee, että henkilötietoja on käsitelty lainvastaisesti. Rekisteröidyllä on oikeus pyytää tietojen poistamista, jos tietojen käsittely ei ole tarpeen. Käsittelemme poistopyynnön, jonka jälkeen joko poistamme tiedot tai ilmoitamme perustellun syyn, miksi tietoja ei voida poistaa.

11. Tietojen säilyttämisaika

Henkilötietoja säilytetään ainoastaan sen aikaa, kun säilyttämiselle on tarve asioiden hoitamisen kannalta tai niin pitkään kuin lainsäädännössä ko. tarkoitukseen liittyen edellytetään. Tarpeettomat tiedot poistetaan, kun niiden edellä määritelty säilytysaika on kulunut.

12. Tietosuojailmoituksen muuttaminen

Yhdistys pidättää oikeuden muuttaa tätä tietosuojailmoitusta. Muutoksista ilmoitetaan yhdistyksen internet-sivuilla.